Tietosuojaseloste


1. Rekisterinpitäjä

Hämeenlinnan Hiihtoseura ry

Metsänväentie 6

13500 Hämeenlinna

Y-tunnus 0718875-5


2. Yhteyshenkilö

Hämeenlinnan Hiihtoseura ry

Laura Kaukokari, puh. 050 3547664

hameenlinnanhiihtoseura@gmail.com


3. Rekisterin nimi

Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:n Jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteri


4. Rekisterin käyttötarkoitus

Rekisterin käyttötarkoitus perustuu yhdistyksen jäsenten osalta Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:n oikeutettuun etuun eli yhdistyksen jäsenyyteen. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:

  • ylläpitää yhdistyslain mukaista jäsenluetteloa,
  • jäsenasioiden hoito, kuten tiedottaminen, yhteydenpito, palkitseminen, kilpailutoiminta ja jäsenmaksujen hallinta,
  • harrastustoiminnan, tapahtumien sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksien järjestäminen,
  • toiminnan kehittäminen, tilastointi ja raportointi.

Tietojen käsittely perustuu toimihenkilöiden (kuten joukkueen johtaja, ohjaaja, valmentaja, tiedottaja) osalta Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:n oikeutettuun etuun eli sovittuun yhteistyöhön.

Henkilötietojen käsittely perustuu yhteistyökumppaneiden osalta sopimukseen ja henkilötietojen käyttötarkoitus on Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:n yhteistyökumppaneiden välisen yhteistyösuhteen hoitaminen, kehittäminen ja tilastointi.


5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yhdistyksen henkilöjäsenistä:

  • Yhdistyslain 11 §:n vaatimat henkilötiedot eli jäsenen nimi sekä kotipaikka

Alaikäisen jäsenen osalta

  • Tarpeelliset huoltajan suostumukset esim. jäsenyyteen, tietojen julkaisemiseen, harrastustoimintaan ja palveluiden käyttöön liittyen
  • Alaikäisen huoltajan nimi ja yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Jäsenyyteen liittyvät tiedot, kuten jäsennumero, jäsentyyppi, jäsenmaksuihin ja muihin laskuihin liittyvät tiedot
  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Mahdollinen valokuva
  • Tiedot osallistumisesta jäsen- ja harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin
  • Muut rekisteröidyn itsensä luovuttamat henkilötiedot, kuten syntymävuosi.

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja toimihenkilöistä:

  • Yhteystiedot (postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero)
  • Laskuihin liittyvät tiedot
  • Mahdollinen valokuva
  • Tiedot osallistumisesta harrastustoimintaan sekä keskustelu- ja koulutustilaisuuksiin

Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja yritysten ja yhteisöjen päättäjistä ja yhteyshenkilöistä:

  • Nimi, titteli, yritys, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero

6. Tietolähteet

Henkilötiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään esim. jäseneksi liityttäessä tai jäsenyyden tai yhteistyön aikana. Jäsen on velvollinen ilmoittamaan muuttuneet tietonsa Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:lle.


7. Tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin ilman asianosaisten lupaa (ei myöskään yhteistyökumppaneille), eikä niitä siirretä EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä käyttää ulkoisen palveluntarjoajan (Yhdistysavain) palvelua, jonka avulla rekisterinpitäjä hallinnoi jäsen- ja yhteistyökumppanirekisteriä, tapahtumailmoittautumisia ja jäsenviestintää.


8. Suojauksen periaatteet ja tietojen säilytysaika

Rekisteri säilytetään lukitussa tilassa.  Se on myös suojattu salasanalla. Rekisterin tietoihin on pääsy vain määritellyillä henkilöillä heidän tehtäviensä edellyttämässä laajuudessa.

Rekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen rekisterin tarkoituksen toteuttamiseksi.

Toimihenkilön henkilötietoja säilytetään työsuhteen keston ajan.

Yhdistyksen jäsenen henkilötietoja säilytetään, kunnes jäsen todetaan eronneeksi Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:stä. Jäsenen pitää ilmoittaa erostaan Hämeenlinnan Hiihtoseura ry:n toimintasääntöjen mukaisesti.

Yritysten ja yhteisöjen päättäjien ja yhteyshenkilöiden henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeen laskutuksen, sponsoroinnin tai yhteistyön kannalta. Muutoin henkilötietoja päivitetään.


9. Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista: Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot sekä oikeus vaatia virheellisen tiedon oikaisua ja tietojen poistamista. Asiaa koskevat pyynnöt tulee toimittaa kirjallisesti kohdassa 2 mainitulle yhteyshenkilölle.

Muut oikeudet: Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.


30.12.2022. Tietosuojailmoitusta tarkistetaan ja päivitetään tarvittaessa.